Problem mit Outlook: winmail.dat vermeiden

Häufig erreichen Ihre e-Mail Nachrichten einzelne Empfänger mit einem ominösen „WINMAIL.DAT“ Attachment, mit dem die meisten Empfänger nichts anfangen können. Das ist immer dann der Fall, wenn die Empfänger nicht mit Outlook oder Outlook Express arbeiten und wenn Sie die Nachricht im RTF-Format verschickt haben.

Generell empfiehlt es sich, e-Mails immer als reinen Text zu verschicken. Dieses Format kann jeder e-Mail-Client problemlos interpretieren und es ist unkritisch im Hinblick auf Viren. Um in Outlook für alle ausgehenden Nachrichten das Textformat einzustellen, wählen Sie das Menü EXTRAS. OPTIONEN an und wechseln als erstes auf die Registerkarte E-MAIL-FORMAT. Dann stellen Sie in der Dropdown-Liste SENDEN IM NACHRICHTENFORMAT bzw. VERFASSEN IM NACHRICHTENFORMAT (ab Outlook 2002) „Nur-Text“ ein. In Outlook 97/98 ist damit automatisch der Einsatz von Word als e-Mail-Editor ausgeschlossen. Da es im Textformat ohnehin keine Formatierungsoptionen gibt, lässt sich das aber verschmerzen.

Leider reicht das noch nicht ganz, um WINMAIL.DAT-Anhänge zu verhindern. Wenn Sie die e-Mail-Empfänger – wie allgemein üblich – beim Verfassen der Nachricht mit den Schaltflaechen AN (bzw: TO), CC oder BCC aus Ihrem Kontaktordner auswählen, müssen Sie zusätzlich prüfen, ob das Senden im RTF-Format auch wirklich bei jeder (!) Person ausgeschaltet ist. Individuelle Einstellungen der Outlook-Kontakte überschreiben das Standardformat in den allgemeinen e-Mail-Optionen.

Um RTF für einen einzelnen Kontakt auszuschalten, wechseln Sie in den Outlook-Kontaktordner und öffnen den gewünschten Eintrag per Doppelklick. Klicken Sie nun die e-Mail-Adresse mit der rechten Maustaste an und rufen Sie im Kontextmenü den Befehl EIGENSCHAFTEN auf. In Outlook 97/98 und Outlook 2000 deaktivieren Sie das Kontrollkästchen OUTLOOK-RICH-TEXT-FORMAT. In Outlook 2002/2003 öffnen Sie das Dropdown-Feld INTERNETFORMAT und wählen die Option ALS NUR-TEXT SENDEN an. Bestätigen Sie die Änderung mit OK und wiederholen Sie den Vorgang gegebenenfalls für die zweite und/oder dritte E-Mail-Adresse des Kontakts. Erforderlich sind die Kontaktanpassungen nur bei den e-Mail-Empfängern, die sich über WINMAIL.DAT-Anhänge beschweren.


Zutreffende Programmversionen: Outlook 97/98, 2000, 2002/XP und 2003

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e-Mail Konfiguration: Outlook 2003

Dieses Tutorial beschreibt in a) wie man ein neues Konto anlegt und in b) wie man ein bestehendes anpassen kann.
Zusätzlich werden in c) noch die erweiterten Sendeeinstellungen beschrieben

Hinweis: Das hier beschriebene Beispiel legt ein POP3 e-Mail Konto ohne SSL Verschlüsselung an. Sie können aber auch ein IMAP4 e-Mail Konto mit den selben Schritten anlegen. Die Abfolge der Dialoge und der eizugebenden Werten ist dabei gleich. Sowohl bei POP3 als auch bei IMAP4 können Sie die SSL Verschlüsselung erst nach erfolgreichem Anlegen des Kontos aktivieren. Dies wird in c) genauer beschrieben. Graz4U unterstützt für POP3 und IMAP4 sichere Verbindungen. Eine Gegenüberstellung der Varianten finden Sie bei den Kundenzugängen.
Diese Anleitung wurde zwar genau für MS Outlook 2003 gemacht, ist aber auch für spätere Versionen gültig

 

a) Neuanlage eines Graz4U e-Mail Zuganges mit Outlook 2003

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Starten Sie Outlook 2003. Wählen Sie im Hauptmenü unter „Extras“ den Punkt „Konten…“ aus.

 

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wählen SIe „Ein neues Konto anlegen“ und klicken Sie auf „Weiter“

 

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Wählen Sie nun als Servertyp POP3 aus und klicken Sie auf „Weiter“

(Alternativ können SIe auch IMAP wählen Graz4U unterstützt beide Arten. Eine Gegenüberstellung der zwei Varianten finden Sie bei den Kundenzugängen.)

 

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In dieser Maske können Sie alle Informationen zu Ihrem Mailkonto eingeben:

Geben Sie alle Informationen wie in der Grafik angezeigt ein – bitte beachten Sie, dass Sie dabei Werte wie „ihre-domain.at“ mit dem Namen ihrer tatsächlichen Domain austauschen oder einfach graz4u.at einsetzen. Also dann als Posteingangsserver mail.graz4u.at und als Postausgangsserver smtp.graz4u.at.

Benutzername und das Passwort diese e-Mail Adresse ist in der Regel ident mit der e-Mail Adresse. (dh: wenn Sie ein Konto anlegen für hans.meiser@super.at dann ist der Benutzer- oder Kontoname auch hans.meiser@super.at). Das Passwort haben Sie von uns in einer SMS oder e-Mail erhalten. 

Postausgangsservers/Posteingangserver: In der Regel entspricht das dem Schema: mail.ihr-domain-name.at & smtp.ihr-domain-name.at -bei SSL verschlüsselten Verbindungen geben Sie hier jedoch auf jeden Fall mail.graz4u.at & smtp.graz4u.at ein!

Am Ende können Sie durch einen Klick auf „Kontoeinstellungen testen“ einen Test starten, der Ihnen das funktionieren der eingegebenen Daten bestätigt und auch gleich ein Testmail schickt, dass sich danach in Ihrem Posteingang befindet!

Klicken Sie danach auf „Weiter“

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Sie brauchen nur noch auf „Fertig stellen“ zu klicken um den Wizzard zu beenden. Fertig! Das neue Outlook 2003 e-Mail Konto kann nun verwendet werden!

 

b) Ändern bzw anpassen eines bestehenden Graz4U e-Mail Zuganges mit Outlook 2003

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Starten Sie Outlook 2003. Wählen Sie im Hauptmenü unter „Extras“ den Punkt „Konten…“ aus.

 

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wählen SIe „Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten“ und klicken Sie auf „Weiter“

 

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Wählen Sie dazu bitte das gewünschte e-Mail Konto aus und klicken bei den rechten Buttons auf „Ändern“.

 

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In dieser Maske können Sie alle Informationen zu Ihrem Mailkonto eingeben:

Geben Sie alle Informationen wie in der Grafik angezeigt ein – bitte beachten Sie, dass Sie dabei Werte wie „ihre-domain.at“ mit dem Namen ihrer tatsächlichen Domain austauschen oder einfach graz4u.at einsetzen. Also dann als Posteingangsserver mail.graz4u.at und als Postausgangsserver smtp.graz4u.at.

Benutzername und das Passwort diese e-Mail Adresse ist in der Regel ident mit der e-Mail Adresse. (dh: wenn Sie ein Konto anlegen für hans.meiser@super.at dann ist der Benutzer- oder Kontoname auch hans.meiser@super.at). Das Passwort haben Sie von uns in einer SMS oder e-Mail erhalten. 

Postausgangsservers/Posteingangserver: In der Regel entspricht das dem Schema: mail.ihr-domain-name.at & smtp.ihr-domain-name.at -bei SSL verschlüsselten Verbindungen geben Sie hier jedoch auf jeden Fall mail.graz4u.at & smtp.graz4u.at ein!

Am Ende können Sie durch einen Klick auf „Kontoeinstellungen testen“ einen Test starten, der Ihnen das funktionieren der eingegebenen Daten bestätigt und auch gleich ein Testmail schickt, dass sich danach in Ihrem Posteingang befindet!

Klicken Sie danach auf „Weiter“

 

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Klicken Sie auf „Fertigstellen“ um die Änderungen an Ihrem Konto abzuschließen.

 

c) Erweiterte Einstellungen zum Versenden von Mails über den Graz4U Mailserver

In den oben genannten Einstellungen für SMTP wird die Technik „POPbeforeSMTP“ angewant – Ihre IP-Adresse wird für den MailVersand über einen gewissen Zeitraum freigeschalten, sobald Sie Ihre Mails abholen.

Leider funktioniert diese Technik nicht immer – es gibt gewisse Konstellationen und Netzwerke in denen Probleme beim Versenden auftreten.

Am besten stellen Sie in einem solchen Fall folgende Optionen ein:

Klicken Sie im Dialog „E-Mail-Konten“ auf „weitere Einstellungen“ 

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Wechseln Sie im folgenden Dialog auf den Tab „Postausgangsserver“

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 aktivieren Sie die Option „der Postausgangserver (SMTP) erfordert Authentifizierung“

aktivieren Sie „Anmelden mit“ und geben Sie hier nochmals Benutzer und Passwort ein.

ACHTUNG: obwohl es hier naheliegen würde, die Option „gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwenden“ zu aktivieren funktioniert diese Einstellung NICHT.

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Stellen Sie dann noch im Tab „Erweitert“ sowohl den Posteingangser wie auch den Postausgangserver auf „Server erfordert eine verschlüsselte Verbindung“

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e-Mail Konfiguration: Outlook Express 6

Dieses Tutorial beschreibt in a) wie man ein neues Konto anlegt und in b) wie man ein bestehendes anpassen kann. Wenn Sie ein Neukunde sind, fangen Sie bitte bei a) an und machen dann bei b) weiter. SSL Verbindungen werden in c) erklärt.

Hinweis: Das hier beschriebene Beispiel legt ein POP3 e-Mail Konto ohne SSL Verschlüsselung an. Sie können aber auch ein IMAP4 e-Mail Konto mit den selben Schritten anlegen. Die Abfolge der Dialoge und der eizugebenden Werten ist dabei gleich. Sowohl bei POP3 als auch bei IMAP4 können Sie die SSL Verschlüsselung erst nach erfolgreichem Anlegen des Kontos aktivieren. Dies wird in c) genauer beschrieben. Graz4U unterstützt für POP3 und IMAP4 sichere Verbindungen. Eine Gegenüberstellung der Varianten finden Sie bei den Kundenzugängen.

 

a) Neuanlage eines Graz4U e-Mail Zuganges

Starten Sie Outlook Express 6. Wählen Sie im Hauptmenü unter „Extras“ den Punkt „Konten…“ aus.

oe6_extras_konten

Sie gelangen zur Anzeige der bereits installierten Dienste. Es werden Ihnen alle Dienst-Typen angezeigt. Zum leichteren Auffinden der e-Mail Konten wählen Sie ev. den Tabellenreiter „e-Mail“ aus. Möglicherweise befinden sich schon einige e-Mail Konten in der Liste.

Kontenübersicht

Legen Sie nun ein neues e-Mail Konto an. Klicken Sie dazu auf „Hinzufügen“ und „e-Mail“Neuanlage eines e-Mail Kontos

oe6_add_e-mail_g4u_email_small

Es öffnet sich nun ein neuer Dialog (bzw. Wizzard) in dem Sie das neue e-Mail Konto schrittweise anlegen können. Bestätigen Sie jeden Schritt mit dem „Weiter >“ Button. Die notwendigen Schritte werden anschließend genau erklärt.Als ersten Schritt geben Sie bitte Ihren vollständigen Namen ein. Dieser Name ist als Absendername sichtbar.

Ihr voller Name

Dann die e-Mail Adresse die mit diesem Konto verknüpft werden soll. Den genauen Wortlaut und die Schreibweise der e-Mail Adresse haben Sie von uns erhalten.

oe6_add_e-mail_g4u_POP3_W2_email

Als nächstes geben Sie den Typ des Posteingangsservers an. Dies kann entweder POP3 oder IMAP4 sein, Graz4U unterstützt beide Arten. Eine Gegenüberstellung der zwei Varianten finden Sie bei den Kundenzugängen. Geben Sie weiters den Namen des Posteingangsservers und des Postausgangsservers an. In der Regel entspricht das dem Schema: mail.ihr-domain-name.at & smtp.ihr-domain-name.at

(Bei TSL verschlüsselten Verbindungen geben Sie hier ein: mail.graz4u.at & smtp.graz4u.at)
Postein- und Ausgangs-Server

Nun folgt der Benutzername und das Passwort das für diese e-Mail Adresse gültig ist. Der Benutzername ist ident mit der e-Mail Adresse. (dh: wenn Sie ein Konto anlegen für hans.meiser@super.at dann ist der Benutzer- oder Kontoname auch hans.meiser@super.at). Das Passwort haben Sie von uns in einer SMS oder e-Mail erhalten.

ACHTUNG: etwas anders als im Screenshot empfehlen wir in der Zwischenzeit die Eingabe folgender Server: mail.graz4u.at & smtp.graz4u.at statt mai- und smtp.ihredomain.at !!!

oe6_add_e-mail_g4u_POP3_W4_anmeldung

Sie brauchen nur noch auf „Fertig stellen“ zu klicken um den Wizzard zu beenden. Fertig! Das neue Outlook Express 6 e-Mail Konto kann nun verwendet werden!
Hinweis: Wir würden Ihnen aber empfehlen mit den Schritten in b) weiterzumachen. Sie können so das neue Konto noch besser auf Ihre Bedürfnisse und auf den Graz4U e-Mail-Server abstimmen!

oe6_add_e-mail_g4u_POP3_W5_fertig

b) Ändern bzw anpassen eines bestehenden Graz4U e-Mail Zuganges

Wählen Sie dazu bitte das gewünschte e-Mail Konto aus und klicken bei den  rechten Button auf „Eigenschaften“.

oe6_modify_e-mail_g4u_POP3_eigenschaften
bearbeiten eines bestehenden Kontos

weiter… 

c) Aktivieren der SSL Verschlüsselung bei einem Graz4U e-Mail Zugang

und hier kommt ssl….