Häufig erreichen Ihre e-Mail Nachrichten einzelne Empfänger mit einem ominösen „WINMAIL.DAT“ Attachment, mit dem die meisten Empfänger nichts anfangen können. Das ist immer dann der Fall, wenn die Empfänger nicht mit Outlook oder Outlook Express arbeiten und wenn Sie die Nachricht im RTF-Format verschickt haben.
Generell empfiehlt es sich, e-Mails immer als reinen Text zu verschicken. Dieses Format kann jeder e-Mail-Client problemlos interpretieren und es ist unkritisch im Hinblick auf Viren.
Um in Outlook für alle ausgehenden Nachrichten das Textformat einzustellen, wählen Sie das Menü EXTRAS -> OPTIONEN an und wechseln als erstes auf die Registerkarte E-MAIL-FORMAT.
Dann stellen Sie in der Dropdown-Liste SENDEN IM NACHRICHTENFORMAT bzw. VERFASSEN IM NACHRICHTENFORMAT (ab Outlook 2002) „Nur-Text“ ein.
In Outlook 97/98 ist damit automatisch der Einsatz von Word als e-Mail-Editor ausgeschlossen. Da es im Textformat ohnehin keine Formatierungsoptionen gibt, lässt sich das aber verschmerzen.
Leider reicht das noch nicht ganz, um WINMAIL.DAT-Anhänge zu verhindern.
Wenn Sie die e-Mail-Empfänger – wie allgemein üblich – beim Verfassen der Nachricht mit den Schaltflaechen AN (bzw: TO), CC oder BCC aus Ihrem Kontaktordner auswählen, müssen Sie zusätzlich prüfen, ob das Senden im RTF-Format auch wirklich bei jeder (!) Person ausgeschaltet ist. Individuelle Einstellungen der Outlook-Kontakte überschreiben das Standardformat in den allgemeinen e-Mail-Optionen.
Um RTF für einen einzelnen Kontakt auszuschalten, wechseln Sie in den Outlook-Kontaktordner und öffnen den gewünschten Eintrag per Doppelklick.
Klicken Sie nun die e-Mail-Adresse mit der rechten Maustaste an und rufen Sie im Kontextmenü den Befehl EIGENSCHAFTEN auf.
In Outlook 97/98 und Outlook 2000 deaktivieren Sie das Kontrollkästchen OUTLOOK-RICH-TEXT-FORMAT.
In Outlook 2002/2003 öffnen Sie das Dropdown-Feld INTERNETFORMAT und wählen die Option ALS NUR-TEXT SENDEN an.
Bestätigen Sie die Änderung mit OK und wiederholen Sie den Vorgang gegebenenfalls für die zweite und/oder dritte E-Mail-Adresse des Kontakts. Erforderlich sind die Kontaktanpassungen nur bei den e-Mail-Empfängern, die sich über WINMAIL.DAT-Anhänge beschweren.
Zutreffende Programmversionen: Outlook 97/98, 2000, 2002/XP und 2003